Apesar de não ser óbvio, e de muitas vezes ser difícil, os dados têm muito potencial para melhoria dos processos de uma associação. No entanto, reconhecemos que muitas vezes é difícil identificar quais os principais problemas com a estrutura de trabalho atual, decidir por onde começar e perceber exatamente o que é que pode ser melhorado (e como).
Neste artigo, percorremos os obstáculos mais comuns em identificar quais os principais problemas, estabelecer prioridades e, por fim, decidir qual a melhor forma de os resolver. Acreditamos que só conseguimos melhorar o que conseguimos quantificar e, por isso, o artigo é composto por uma série de questões com o objetivo de auxiliar as associações a quantificar e analisar a situação atual, tanto que se torne mais claro o potencial dos dados para otimizar os seus processos e, consequentemente, o seu impacto social.
Como identificar a existência de problemas
Mesmo as grandes empresas têm problemas com estruturação de dados, pela enorme complexidade dos processos e alterações muito dinâmicas nestes.
Recolher bons dados por vezes não é óbvio, e o terceiro sector tem muitas vezes preocupações mais urgentes. Ao longo destes anos, identificamos problemas comuns em todas as associações sem fins lucrativos, que conseguimos agrupar em três tópicos: estruturação dos dados, falta de pessoal qualificado na área e dificuldade em medir impacto. Para cada um destes temas, deixamos algumas questões que vão ajudar a compreender melhor qual a situação atual da associação. Em quais destas situações te revês?
- Estruturação de bases de dados:
- Tens os dados em múltiplos ficheiros Excel e/ou em papel?
- Passas horas a tentar cruzar dados de ficheiros diferentes, para sumarizar os dados disponíveis?
- Não sabes por onde começar para corrigir e/ou melhorar uma coleta de dados estruturada?
- Falta de pessoas qualificadas na área:
- Não tens equipas especializadas em aquisição e tratamento de dados?
- Sentes que a tua forma de armazenamento e tratamento de dados é otimizada para execução rápida, sem grandes preocupações sobre as consequências disso?
- Dificuldade em medir impacto:
- Tens dificuldade em perceber como traduzir o teu impacto em indicadores objetivos?
- Tens dificuldade em medir constantemente os indicadores que permitem perceber o estado da tua associação?
Se a tua associação respondeu afirmativamente a pelo menos duas destas perguntas, continua a ler!
Como começar?
Como referimos anteriormente, só conseguimos melhorar o que conseguimos quantificar. Ao responder às questões anteriores, já é possível começar a ganhar alguma clareza sobre potenciais problemas que a associação tem relativamente aos seus dados. Contudo, é sem dúvida complexo para as associações perceber quais os primeiros passos a dar para melhorar os seus processos.
Todas as associações recolhem dados:
- Sobre o seu impacto: interações com as redes sociais, pessoas que visitam o website, questionários
- Sobre as operações: formulários, campanhas, listas de clientes
- Sobre donativos/finanças: quem doou quanto, o quê, e quando; gastos, receitas, inventário
No entanto, para garantir que a otimização dos processos de recolha e tratamento de dados não acontece de forma cega, recomendamos que a associação comece por mapear:
- Como é o dia a dia da associação? Quais os seus processos cruciais para priorização?
- Quais as principais dores e passos demorados no dia a dia, que envolvam informação de difícil acesso?
- Definir uma matriz de impacto: quão fácil é alterar os processos (para melhor)? Qual o potencial impacto na associação?
Uma associação que consiga fazer o mapeamento destes três pontos, está muito mais perto de começar a identificar qual a solução que mais se enquadra especificamente ao seu contexto e às suas necessidades. O mapeamento dos processos e das principais dores ajudam a identificar em que momentos é que os problemas identificados anteriormente causam entropia no trabalho da associação e a matriz de impacto ajuda a identificar as prioridades para a solução.
Num projeto com a DSSG, o levantamento desta informação é essencial para que a solução seja adequada a cada associação. A equipa da associação ajuda diretamente neste mapeamento.
Como resolver o problema?
Depois de identificado o problema, e qual o impacto no dia a dia da associação, as associações continuam a ter uma grande dificuldade de resolução do problema por falta de recursos, conhecimento ou tempo para desenvolver e implementar as soluções.
É precisamente aqui que se encontra a principal mais valia do trabalho da DSSG e da sua base de Makers (voluntários da área da dados), através da execução de projetos em conjunto com as associações. De que forma podemos ajudar?
- Consultoria:
- Definição de erros encontrados e boas práticas
- Suportar a adoção de ferramentas que podem facilitar a medição de impacto
- Desenvolvimento
O desenvolvimento das soluções adequa-se quando as ferramentas existentes não respondem a 100% às necessidades específicas da associação. Implica um processo de levantamento de informação/necessidades: deixamos aqui alguns exemplos de projetos anteriores:
- Ajudar a associação a aceder e visualizar dados de diferentes formas.
- Criar campanhas baseado nos dados disponíveis: ver, por exemplo, o projeto desenvolvido com a Associação CAIS.
- Criar produtos para otimizar processos demorados, como a otimização do cabaz da Fruta Feia.
Recentemente, percorremos e documentamos todo o processo descrito neste artigo (identificação de problemas, mapeamento e execução da solução) com a MAD Panda.
Todas estas associações têm algo em comum: recolhem dados, estão numa fase inicial da sua jornada de dados, e têm missões incríveis que beneficiam de todo o impacto e alcance possíveis.
Na DSSG, queremos garantir que os obstáculos não se sobrepõem à capacidade das associações de executar as suas ideias e as suas missões para criar um mundo melhor. É por isso que nos dedicamos tanto a garantir que os seus dados são otimizados e que as associações conseguem tirar o melhor partido possível, começando com passos simples.
Para saber mais sobre a nossa forma de trabalhar, recomendamos a nossa sessão Dados como um veículo para o IMPACTO, de 8 de fevereiro de 2023. Se este artigo ajudou a identificar alguns problemas, e queres saber mais sobre como resolvê-los, contacta-nos para uma avaliação inicial!
