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Caracterização do projeto

O projecto MAD Panda – otimizar a ajuda animal visou melhorar a base de dados e os processos operacionais de uma plataforma de suporte a associações de ajuda animal – a MAD Panda. Durante 6 meses, 3 voluntários da DSSG PT, o Miguel Ferreira, o Pedro Borralho e a Ana Farinha, trabalharam em contacto próximo com duas responsáveis da MAD Panda, a Liliana Castro  e a Mariana Freitas, sempre com o apoio de elementos internos da DSSG PT.  

A MAD Panda é uma plataforma de carácter voluntário que apoia Associações de Ajuda Animal, agindo como intermediário entre doações (por marcas, parceiros ou privados) e as necessidades das associações no terreno. Como plataforma de ligação, a MAD Panda participa em toda a cadeia de ajuda, isto é, procura e contacta possíveis parceiros para doação de alimentos e outros bens de ajuda animal; contacta as associações de ajuda animal, recolhendo as suas necessidades; armazena as doações e conduz a distribuição das mesmas pelas associações. No ano de 2020, esta plataforma apoiou mais de 30 associações, distribuindo 5.3 toneladas de ração, o que impactou mais de 2000 animais.

Objetivos do projeto

Ajudar a MAD Panda nos seus processos foi uma missão que a equipa aceitou com muita motivação e compromisso. A recolha e a sumarização dos dados das doações e saídas de produtos, bem como o processo de match entre as doações e as necessidades das associações eram manuais e, por isso, morosos e complexos. O projecto teve assim dois grandes objetivos: 

1) a otimização da base de dados existente e usada pela plataforma

2) a criação de um dashboard para suporte das decisões operacionais, nomeadamente para o processo de match já mencionado. 

A equipa pôs mãos à obra! 

Fase 1: Conhecer os processos e a base de dados

• Começou-se por mapear os processos da MAD Panda, nomeadamente no uso da base de dados: como era feita a inserção e sumarização dos dados; qual a importância de certas colunas e ficheiros e quando eram usadas; como era feito o processo de match; etc (Figura 1). A comunicação foi o elemento chave desta fase!  Foi ainda feita uma visita física da equipa às instalações da MAD Panda para ver na prática o processo de armazenamento e distribuição (Figura 2). 
• Após a familiarização com a base de dados e com os processos, foram questionadas as   necessidades, problemas e expectativas da MAD Panda. As “dores” e desafios da associação foram recolhidas e priorizadas numa matriz de impacto e esforço (Figura 3). 

Fase 2: Criar soluções com base na informação recolhida

A equipa estava agora pronta para colocar em prática o primeiro objetivo de otimização da base de dados. 

1. Otimização da base de dados

a) Uniformizou-se a forma como a informação era registada nas várias tabelas criando uma folha única de dados para as entradas e outra para as saídas ao invés de ter uma folha diferente para cada mês e normalizou-se os nomes das colunas com informação igual entre folhas de forma a possibilitar ligações entre folhas

b) Criaram-se listas fechadas para alguns atributos (por exemplo, para os diferentes tipos de produtos doados: ração seca, ração húmida, etc…) permitindo assim a criação e uso de filtros

c) Criaram-se ligações entre as várias tabelas, de forma a ser possível relacionar de forma automática a informação existente (por exemplo, relacionar as entradas e saídas de produtos)  evitando assim também o registo de informação de forma duplicada

d) O registo das datas de entradas e saídas de produto, aliado à uniformização da informação, permitiu a criação de um histórico.

Enquanto trabalhava na otimização da base de dados a equipa foi pensando na estrutura do dashboard (objectivo 2), que deveria ser útil, fácil de usar e apelativo.

2. Criação de um dashboard operacional e de comunicação – Foram criados dois dashboards com diferentes objetivos: um operacional e privado, para auxiliar a MAD Panda nos seus processos internos, e outro público, a ser disponibilizado no site da plataforma para comunicação externa. A uniformização e otimização do registo dos dados nas tabelas permitiu desbloquear a capacidade de visualização da informação. O dashboard operacional permite, entre outros, monitorizar as necessidades das associações, as quantidades de entrada e saída de produtos. Derivado desta informação, é possível também visualizar e controlar o stock existente, a percentagem de necessidades que está a ser satisfeita e a evolução destas quantidades ao longo do tempo. Permite responder a questões do tipo: Qual a associação com a maior percentagem de necessidades satisfeitas? Que stock de ração seca urinária existe no momento disponível para doar? 

O dashboard público permite reforçar a transparência da operação da MAD Panda, dando a conhecer ao público as quantidades e origens do produto que entrou, e a quantidade do produto que foi doado, assim como do número de associações apoiadas. Responde a questões do tipo: Quantas associações foram apoiadas no ano de 2022? Qual a quantidade de ração seca de cão doada pelo parceiro X? Qual o período do ano com maior quantidade de doações por parceiros?

Balanço final

A MAD Panda mostrou-se sempre muito interessada e activa durante todo o projecto, o que foi muito motivador para a equipa e permitiu construir uma solução conjunta bem adaptada às necessidades da plataforma. No final, a MAD Panda beneficiou de uma base de dados mais estruturada que permite acompanhar o stock, o processo de match e a evolução do histórico. Com os dashboards a equipa contribuiu para melhorar a operacionalidade e comunicação externa da MAD Panda. O dashboard privado ajudará a MAD Panda no processo de distribuição das doações e na visualização dos seus dados de forma imediata e agrupada, respondendo a questões como: qual a evolução de doações à associação X? Qual a associação que tem as suas necessidades mais satisfeitas? E a que tem menos?

Adicionalmente, com o dashboard público a MAD Panda adquiriu uma nova ferramenta de comunicação do seu impacto que permitirá, potencialmente, actuar como chamariz para novos parceiros doadores de ajuda animal.  

O sucesso do projeto evidencia-se não só pela implementação das soluções, mas também pelo impacto positivo que a parceria com a DSSG produziu para o beneficiário, tal como indicam as palavras da Liliana Castro, co-fundadora da MAD Panda: “Enquanto entidade beneficiária, só podemos agradecer todo o investimento e expertise que a equipa da DSSG fez no nosso projeto. Todos os membros foram sempre disponíveis, proativos e atentos às nossas necessidades. Sabemos que trabalhar com foco no impacto é sempre um desafio, mas toda a equipa foi excepcional. A nível da solução, estamos certas de que será uma grande mais-valia para a continuidade do nosso projeto, na expectativa de que consigamos gerar mais awareness e oportunidades de comunicação, para além da otimização dos esforços da nossa equipa.” 

Em suma, foi um projecto rico em entusiasmo e motivação por parte de todos em que a problemática da realidade da ajuda animal esteve sempre presente e serviu como motor para cada um dar o seu melhor.