CONTEXTO
A APPACDM do Porto – Associação Portuguesa de Pais e Amigos do Cidadão Deficiente Mental nasce em dezembro de 1969 e tem como missão apoiar pessoas com deficiência intelectual ou incapacidade. Para isso, desenvolve diferentes tipos de projetos, desde respostas sociais com e sem alojamento, apoio à vida independente, a criação de loja social ou terapias privadas. Conta atualmente com 180 colaboradores e impacta cerca de 500 pessoas.
Para garantir o sucesso destes projetos, no início de cada ano, são definidos objetivos e desenvolvidos planos de ações e atividades. Existem objetivos semestrais e anuais e, no final de cada ano, é construído um relatório que resume os principais indicadores da associação e avalia o cumprimento dos mesmos.
Antes do início do projeto, os dados de gestão da associação eram geralmente registados em vários documentos com diferentes formatos e a análise e agregação desses dados manual era muito demorada. Desta forma, surgiu, então, a oportunidade de desenvolver um projeto com a DSSG que teve três principais objetivos detalhados em baixo. O primeiro objetivo passou pela uniformização do processo de definição e avaliação dos objetivos das várias valências da associação (1). O segundo foi a automatização do processo de avaliação dos serviços através do desenvolvimento de uma ferramenta em Excel (2). O terceiro objetivo foi a adoção e respetiva formação dos membros da associação em ferramentas tecnológicas e boas práticas de utilização de dados para facilitar os processos de gestão (3).
SOLUÇÃO/PROJETO
- Uniformização do processo de definição e avaliação dos objetivos
Sugerimos uniformizar os objetivos gerais da APPACDM, para que estes pudessem ser comparáveis ao longo dos vários anos e pudessem ser utilizados pelas várias entidades da APPACDM.
Com a colaboração da Teresa Guimarães (Presidente da Direção) e da Teresa Melo (Gestão da Qualidade), foi possível agregar dados de 2022, 2023 e 2024 e redefinir os objetivos de forma a que cumprissem a técnica SMART e permitissem uma ferramenta mais automatizada. Adicionalmente, esta uniformização permite uma melhor análise do cumprimento dos objetivos, tanto em termos das diferentes entidades como do progresso ao longo do tempo.
- A ferramenta APPGoals
A ferramenta, desenvolvida em excel, tem uma página inicial com uma introdução breve e hiperligações para as outras páginas. A segunda página é destinada ao preenchimento de objetivos gerais pela Direção, por ano e por grupo de entidades.
Cada entidade tem a sua própria página, onde é possível selecionar o objetivo geral e preencher os objetivos específicos e resultados semestrais. O valor do resultado pode ser definido como número, taxa, data ou binário (0 – não executado; 1 – executado). A ferramenta calcula automaticamente o resultado anual e o KPI e sombreia as células a verde ou vermelho consoante o resultado ser positivo ou negativo, respectivamente.
A página de resultados agrega, automaticamente, os resultados de todas as páginas das entidades e, no dashboard de monitorização, é possível interagir com gráficos dinâmicos, que podem ser usados nos relatórios anuais da APPACDM.
A página tutorial demonstra como efetuar, passo a passo, a adição de objetivos gerais e específicos e respetivos resultados; a partilha ou restauro do ficheiro; a adição ou remoção de entidades e as fórmulas usadas na automatização.
- Formações
Foram realizadas três formações com o objetivo de, não só ensinar aos membros da associação o bom uso da ferramenta, como também capacitá-los de conhecimento básico sobre definição de objetivos e análise de dados.
- Visualização de Dados: Formação sobre qualidade de dados, nomeadamente tipos de variáveis, regras para a construção de gráficos e sugestões de melhoria específicas aos dados da APPACDM.
- Definição de Objetivos: Formação sobre regras para definir de objetivos, a técnica SMART e alguns exemplos específicos adaptados à APPACDM.
- Excel: Partilha de algumas regras, atalhos e dicas de como utilizar o excel, nomeadamente algumas funções importantes para avaliar os resultados.
BALANÇO
Ao longo deste projeto deparamo-nos com vários desafios que levaram ao reajuste de objetivos em algumas fases críticas. Estes tocaram em duas grandes questões:
- Onde vamos realizar o tratamento de dados?
- Que tipo de análises vamos gerar?
Onde vamos realizar o tratamento de dados?
Neste projeto, tendo em conta o contexto do utilizador final, optou-se pelo uso do Microsoft Excel Online, para permitir que diferentes utilizadores possam editar o mesmo ficheiro de forma controlada e com registo do histórico de versões. Assim, em vez de obter a informação em vários ficheiros diferentes, todos os serviços da associação podem fazer a monitorização dos seus objetivos num documento partilhado.
Que tipo de análises vamos gerar?
Esta questão foi provavelmente a mais debatida ao longo do projeto. A ideia inicial consistia na recolha de métricas, propostas de melhoria destas e a realização de um dashboard de análise automática. Contudo, ao longo do projeto apercebemo-nos que o trabalho com maior impacto para a APPACDM seria capacitar os membros da associação na realização de objetivos e métricas adequados.
Assim, foi importante realizar o ajuste de expectativas com o beneficiário. Felizmente tivemos um grande apoio e compreensão por parte deste, o que nos facilitou a decisão de não realizar o dashboard automático e focarmo-nos na reestruturação dos objetivos e métricas.
Este desenvolvimento foi sempre acompanhado pelo beneficiário havendo alguns desafios no que toca à comunicação, nomeadamente o vocabulário, pois os nossos backgrounds são em áreas diferentes. Contudo, tanto a Teresa Guimarães como a Teresa Melo sempre demonstraram um grande interesse e compromisso, o que nos ajudou a superar este percalços..
Balanço Geral
Este projeto demonstrou que, por vezes, é mais importante apostar na compreensão do problema e comunicação com o beneficiário do que no desenvolvimento do algoritmo mais sofisticado. Neste caso, o desenvolvimento de uma ferramenta mais “simples” teve um impacto bastante positivo para a associação e consideramos ter sido a mais adequada.
