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Paulo Maia – Lead Team DSSG PT

O ano de 2020 foi um ano atípico para todos. Para a nossa Lead Team, com membros por todo o país, o trabalho e as reuniões remotas não foram uma novidade, mas a situação em que nos encontramos levou ao cancelamento de muitos dos nossos planos de desenvolvimento de novos projetos, e à reavaliação  das áreas onde poderíamos continuar a criar impacto. 

Com este artigo, pretendemos falar sobre  as decisões e projetos internos que têm vindo a surgir do crescimento da DSSG PT e o que as motivou:  

i) Criação de um Handbook

À medida que a organização cresce, deparámo-nos com a necessidade de estruturar o conjunto de regras internas, cultura, modo de comunicação, governança, ferramentas utilizadas, objetivos, funcionamento de cada equipa e dos projetos num único documento.  Desta forma, criamos um documento – o handbook – que contém tudo o que um membro da Lead Team precisa de saber sobre a associação garantindo o crescimento sustentável da DSSG PT, 

ii) Estabelecimento de um Comité de Ética

Trabalhar com dados implica trabalhar também com questões de privacidade, e questões éticas. Para garantir que todas as relações e projetos correm sem problemas a esse nível, estabelecemos um comité de ética que colabora connosco pro-bono, constituído por Nuno do Carmo, Coordenador do Centro CAIS Porto, com experiência na área do empreendedorismo social e direitos humanos, e Daniel Moreira, Técnico de Desenvolvimento e Inovação na SGS, com formação em Direito e experiência na área de Proteção de Dados. 

O Comité de Ética é uma entidade independente, multidisciplinar e consultiva, dedicada à promoção e garantia de padrões éticos nos projetos realizados pela DSSG Portugal. O funcionamento do Comité ocorre de duas formas:

• Intervenção recorrente – na fase de scoping de todos os projetos. 
• Intervenção pontual – sempre que surgir uma questão sobre ética em qualquer área da DSSG PT. .

iii) Criação de uma dinâmica de owners da equipa

Sentimos também necessidade de melhorar a comunicação interna, para que todas as pessoas que não têm possibilidade de estar presentes numa dada reunião, por exemplo, possam ainda assim estar a par do que foi discutido e decidido. Em alinhamento com a estrutura organizacional horizontal da DSSG PT, mais informal e promotora de uma maior autonomia de trabalho, todos os membros da Lead Team atuam com a mesma autoridade e poder de decisão, pelo que não consideramos a hipótese de ter um responsável por uma equipa com mais poder de decisão que os restantes. 

Assim sendo, para cada uma das equipas (Gestão de Voluntários, Gestão de Beneficiários, Comunicação e Imagem e Sponsors e Parceiros) introduzimos um Owner, O owner é uma figura que funciona numa lógica meramente representativa e de supervisão, sem diferenças ao nível de autoridade. Fazem parte das funções do Owner a governança das tarefas que estão atribuídas à sua equipa, de forma a garantir que tudo está atualizado, bem como a presença nas reuniões da DSSG PT. 

Após a criação desta figura, notamos melhorias na comunicação dos desenvolvimentos de cada equipa e na execução das tarefas.

iv) Avaliação do crescimento e impacto através de objetivos e indicadores chave (OKRs) 

Uma vez que um dos nossos valores é ser uma organização data-driven, passámos a definir periodicamente objectivos estratégicos internos a atingir para o crescimento da DSSG PT, sendo estes conectados a indicadores quantitativos que possam ser acompanhados e registados. Para tal, começamos a seguir a lógica de Objectives and Key Results (OKRs) em 2020.

Estes OKRs são definidos, de momento, para um período de seis meses e o seu progresso é revisto passados três meses, de forma a que, uma vez definidos, sejam avaliados  a meio da duração a que se referem.

v) Estruturação das nossas categorias de parcerias

Iniciámos também o processo de formalização dos nossos sponsors e partners em categorias específicas, de forma a facilitar o nosso avanço para a sustentabilidade financeira da associação.

Sponsors

• Project Patronage: colaboram connosco diretamente na entrega de um projeto.

Partners

• Tech Partners: apoiam-nos fornecendo soluções tecnológicas.
• Data Partners: apoiam-nos com dados para a execução de um projeto.
• Event Partners: apoiam-nos na execução de eventos, fornecendo, por exemplo, salas e apoio em coffee breaks (em alturas em que isso é possível!)
• Knowledge Partners: apoiam-nos através de workshops e sessões de formação, partilhando  a sua experiência em tópicos de bem social.

Estamos de momento no processo de angariar novos apoios para 2021 – contacta-nos se tiveres interesse no nosso projeto e tiveres uma forma de nos ajudar! 

vi) Estabelecimento de uma matriz de competências para recrutamento

Ao longo deste ano, recrutamos um número significativo de pessoas novas para a associação. Em todos os processos de recrutamento, temos uma grande quantidade de pessoas fantásticas e competentes a querer participar neste nosso projeto.

De modo a normalizar e tornar mais objetivo o nosso processo de recrutamento, estabelecemos um conjunto de características, tanto gerais como específicas da equipa à qual o candidato concorre, sobre o que um membro da Lead Team da DSSG PT deve ter.  Estas competências são avaliadas em todas as entrevistas que fizermos para permitir uma comparação mais fácil dos vários candidatos.

Em 2021, esperamos crescer e ter ainda mais sucesso do que em 2021, mas a um ritmo sustentável. Temos ainda inúmeros desafios  por resolver e processos para otimizar, especialmente na  gestão dos mais de 350  voluntários que temos, criando outras oportunidades para além dos projetos com beneficiários.